Hilfe & Unterstützung

Das Dashboard fasst alle wichtigen Kennzahlen deines Vereins zusammen: neue Mitglieder, offene Zahlungen, aktuelle Spenden sowie Links zu häufig genutzten Aktionen.

• Nutze die Kacheln, um direkt in den gewünschten Bereich zu springen oder neue Mitglieder und Zahlungen anzulegen.
• In der Aufgabenliste (Aufgaben) erfasst du interne To-Dos, kannst sie Personen zuordnen und abhaken, sobald sie erledigt sind.
• Offene Aufgaben bleiben sichtbar, bis du sie abhakst – perfekt für Rückrufe, Dokumentenfreigaben oder offene Spendenquittungen.
• Erledigte Aufgaben werden archiviert und stehen für spätere Nachweise weiterhin im unteren Listenbereich zur Verfügung.

Im Bereich Mitglieder verwaltest du alle Stammdaten – von Kontaktdaten über Beiträge bis hin zu individuellen Notizen und Kindern.

• Über die Schnellfilter findest du aktive, pausierende oder archivierte Mitglieder und kannst PDF-Briefe oder Excel-Listen exportieren.
• Beim Bearbeiten eines Eintrags lassen sich Beitragsanpassungen terminieren, Mahnungen erstellen oder Spendenquittungen herunterladen.
• Das Archiv hält ehemalige Mitglieder bereit, ohne deine aktive Liste zu überladen. Ein Klick genügt, um Datensätze wiederherzustellen.
• Mit dem Mitglieder-Import spielst du Excel-Dateien ein; die Anwendung erkennt Spalten wie Name, IBAN oder Beitrag und prüft die Daten auf Duplikate.

Unter Finanzen dokumentierst du Einnahmen, Ausgaben, Bar- und Bankbewegungen. Such- und Filterfunktionen helfen dir, Beträge schnell zu finden.

Die Importmodule sparen dir manuelle Arbeit und reduzieren Fehlerquellen.

• Im Bereich Kontoauszüge lädst du Bank-CSV-Dateien hoch. Die Anwendung erkennt Datum, Betrag, IBAN und Verwendungszweck automatisch.
• Für jede Buchung schlägt das System passende Mitglieder vor. Du entscheidest, ob du zuordnest, ignorierst oder als Spende übernimmst.
• Importverläufe zeigen dir, welche Dateien bereits verarbeitet wurden – inklusive Fehlerhinweisen und Hinweisen zu doppelten Buchungen.

Im Bereich Reports findest du grafische Übersichten zu Einnahmen, Ausgaben, Beitragsstatus und Spenden. Die Diagramme lassen sich nach Zeitraum oder Kategorie filtern.

• Alle Datenexporte findest du gesammelt in der <a href="/exports">Exportübersicht</a>.
• Für Sitzungen mit dem Vorstand exportierst du Listen als PDF oder Excel, inklusive aller Summen und offenen Beträge.
• Öffne den Excel-Editor direkt über die Kachel im Reports-Dashboard, um Namen, Rollen und Betragsdarstellung für den Export festzulegen.
• Der Beitragszahler-Report zeigt, wer regelmäßig zahlt und wo Handlungsbedarf besteht.
• Nutze die Druckansicht, um Diagramme direkt als Unterlage für Präsentationen mitzunehmen.

Club-Admins und System-Admins verwalten hier Benutzer, Rollen und Vereine.

• Neue Benutzer erhalten automatisch eine Seed-Phrase als PDF. Bewahre diese sicher auf – damit lassen sich Passwörter zurücksetzen.
• Mit der Rollenvergabe steuerst du, wer Finanzen bearbeiten, Mitglieder verwalten oder nur Berichte einsehen darf.
• Über Passwort ändern aktualisierst du deine Zugangsdaten jederzeit selbst. Das System prüft alte Passwörter und bestätigt erfolgreiche Änderungen.
• Admin Clubs ist ausschließlich für System-Administratoren sichtbar und dient zur Freischaltung neuer Vereine.

Alle Einstellungen und Rückmeldungen sind zweisprachig verfügbar, sodass jedes Teammitglied dieselben Informationen erhält.

Die wichtigsten Aktions-Icons auf einen Blick:

Mit und wechselst du zwischen den Seiten der Listen. Die Zahlen im Fußbereich zeigen dir zusätzlich, wie viele Einträge vorhanden sind.

1. Verantwortliche Stelle

[Vereinsname / Betreibername einsetzen]
E-Mail: beispiel@verein.de
(ggf. Datenschutzbeauftragter: Name, E-Mail, falls erforderlich)

2. Zwecke und Umfang der Datenverarbeitung

Die Anwendung verarbeitet personenbezogene Daten der Mitglieder und weiteren Beteiligten zu folgenden Zwecken:

• Mitgliederverwaltung (Anlegen, Bearbeiten, Löschen von Mitgliedern inkl. IBAN, Beitragsinformationen, Kontaktdaten)
• Finanzverwaltung (Erfassung und Verarbeitung von Einnahmen, Ausgaben, Barzahlungen, Beiträgen und Spenden)
• Erstellung von PDF-Dokumenten (Mitgliedsinformationen, Zahlungsanweisungen, Mahnschreiben, Spendenquittungen, Anschreiben mit Verwendungszweck und QR-Code)
• Import und automatische Zuordnung von Bankdaten über CSV-Dateien zur Abgleichung von Zahlungseingängen
• Erinnerungs- bzw. Mahnwesen (Erzeugung von unbezahlten Beitragsbriefen / unpaid_letters)
• Aufgabenmanagement (To-Dos zur internen Nachverfolgung)
• Backup-Erstellung der Datenbank beim Herunterfahren zur Sicherstellung der Datenintegrität
• Spendenquittungen inklusive Ablage und Fehlerbehandlung
• Rollenbasierte Administration (z. B. Club-Admin-Zuweisung bei Aktivierung neuer Vereine)

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung (§ 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): z. B. zur Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen, Erstellen von Zahlungsanweisungen, Erfüllung von Mitgliedschaftspflichten.
• Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (§ 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): z. B. Buchhaltung, Aufbewahrungspflichten (Steuerrecht, Vereinsrecht), Ausstellen von Spendenquittungen.
• Berechtigtes Interesse (§ 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): z. B. internes Aufgabenmanagement, Erinnerungen/Mahnwesen zur Sicherstellung korrekter Beitragseinzüge, Sicherheit und Betrieb der Anwendung.
• Einwilligung (§ 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Falls optional Funktionen (z. B. mehrsprachige Benachrichtigungen oder zusätzliche Informationsmails) angeboten werden, können diese auf Basis einer ausdrücklichen Einwilligung erfolgen.

4. Kategorien personenbezogener Daten

Verarbeitet werden unter anderem:

• Stammdaten: Name, Adresse, E-Mail, Mitgliedsnummer
• Zahlungsdaten: IBAN, Beitragsstatus, Transaktionsdaten, Barzahlungsinformationen, Spendenhöhe
• Automatisch erzeugte Daten: Verwendungszwecke, QR-Codes in Mahnschreiben
• Kommunikationsdaten: Inhalte von generierten Schreiben, Mahnungen, ggf. interne Notizen (To-Dos)
• Systemdaten: IP-Adresse (sofern Protokollierung erfolgt), Zeitstempel, Backup-Metadaten
• PDF-Inhalte (als Speicherung / Generierung personenbezogener Informationen)

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Interne Empfänger: Administratoren, Club-Admins mit entsprechenden Rollenrechten

Auftragsverarbeiter / externe Dienste (falls genutzt):

• Hosting-Anbieter (z. B. Server, Speicherung der Backups)
• E-Mail-Dienste, wenn Benachrichtigungen versendet werden
• ggf. PDF-Rendering-Bibliotheken / Tools (sofern extern eingebunden)

Weitergabe nur, wenn erforderlich und nur im Rahmen der genannten Zwecke oder gesetzlicher Verpflichtungen.

Fehlerhafte Spendenbelege werden in einen speziellen „invalid“-Bereich verschoben; dies dient der internen Qualitätssicherung und Analyse.

6. Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Die Anwendung trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für betroffene Personen.

Automatisierte Zuordnung von Banktransaktionen (CSV-Import) erfolgt technisch zur Vereinfachung der Buchführung; dies stellt kein Profiling im Sinne einer nachteiligen Entscheidung dar.

Die Generierung von Verwendungszwecken, Mahnschreiben und QR-Codes ist regelbasiert und dient der Kommunikation, nicht der Bewertung der Person.

7. Speicherdauer

Mitgliedsdaten, Beitragsdaten und Transaktionen: so lange, wie die Mitgliedschaft besteht und darüber hinaus für gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen (z. B. steuerliche Aufbewahrungspflichten, typischerweise 6–10 Jahre).

PDF-Dokumente (z. B. Mahnungen, Quittungen): entsprechend der Aufbewahrungspflichten oder bis zur manuellen Löschung, sofern keine andere gesetzliche Pflicht entgegensteht.

Backups: werden beim Herunterfahren erstellt und für einen definierten Zeitraum gespeichert (z. B. X Tage/Wochen – genaue Frist einsetzen).

Aufgaben (To-Dos): bis zur Erledigung und danach ggf. für eine Nachverfolgung intern temporär gespeichert (konkreten Zeitraum definieren).

Eine genaue Löschfrist und ein Löschkonzept sollten intern dokumentiert sein und ggf. auch hier oder in einem ergänzenden Dokument beschrieben werden.

8. Sicherheit der Verarbeitung

Es werden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um personenbezogene Daten zu schützen, z. B.:

• Verschlüsselung von Übertragungen (HTTPS)
• Zugriffsbeschränkungen über Rollen (Admins vs. normale Nutzer)
• Sichere Speicherung von sensiblen Daten (z. B. IBANs, Transaktionsdaten)
• Regelmäßige Backups und sichere Ablage
• Logging von Änderungen zur Nachvollziehbarkeit (Audit Trails)
• Validierung und Prüfung von importierten CSV-Daten zur Vermeidung fehlerhafter Verarbeitung

9. Datenübermittlung in Drittländer

Falls externe Dienste (z. B. Hosting, E-Mail-Versand) genutzt werden, die ihre Server außerhalb der EU/des EWR betreiben, erfolgt eine Datenübermittlung nur:

• Mit geeigneten Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln)
• Oder wenn ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für das betreffende Land vorliegt

Konkrete Dienstleister und Übermittlungsmechanismen sollten hier benannt werden, sobald sie festgelegt sind.

10. Rechte der Betroffenen

Betroffene Personen haben das Recht auf:

• Auskunft über verarbeitete personenbezogene Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung („Recht auf Vergessenwerden“), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten dagegen sprechen
• Einschränkung der Verarbeitung
• Widerspruch gegen Verarbeitung bei berechtigtem Interesse
• Datenübertragbarkeit (sofern technisch möglich)
• Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Zur Ausübung dieser Rechte kann Kontakt über die oben genannten Ansprechpartner aufgenommen werden (E-Mail, ggf. Formular).

11. Mehrsprachigkeit

Die Datenschutzerklärung wird in den unterstützten Sprachen (z. B. Deutsch und Türkisch) bereitgestellt. Die jeweils gültige Fassung ist auf der Benutzeroberfläche auswählbar.

12. Änderungen der Datenschutzerklärung

Änderungen dieser Datenschutzerklärung werden bei Bedarf vorgenommen, z. B. wenn Funktionen erweitert werden oder sich rechtliche Rahmenbedingungen ändern. Über wesentliche Änderungen wird angemessen informiert.

13. Hinweise zur Nutzung von CSV-Imports und PDF-Generierung

CSV-Import: Die Anwendung erkennt automatisch gängige deutsche Spaltenbezeichnungen und extrahiert nur die nötigsten Felder (date, amount, iban, purpose). Eingelesene Daten werden validiert, und bei Fehlern ggf. markiert oder in separate Prüfpfade (z. B. invalid) verschoben.

PDF-Generierung: Die erstellten PDFs enthalten personenbezogene Daten (z. B. Name, IBAN, Beitragsstatus) und werden nur zum Zweck der Kommunikation bzw. Abwicklung generiert und zum Download angeboten. Eine temporäre Speicherung erfolgt serverseitig je nach Implementierung.

Du hast eine Frage oder möchtest einen Verbesserungsvorschlag einreichen? Nutze die Aufgabenliste für interne Nachverfolgung oder kontaktiere deinen Vereinsadmin direkt.

• System-Admins erreichen den technischen Support über die im Adminbereich hinterlegte Kontaktadresse.
• Für Mitgliederfragen empfiehlt sich eine kurze Notiz im Mitgliedsprofil – so bleiben alle Informationen zentral dokumentiert.
• Überprüfe regelmäßig die Toaster-Meldungen nach Aktionen. Sie bestätigen erfolgreiche Prozesse oder erklären, warum etwas nicht geklappt hat.

Mit diesen Hinweisen bist du bestens gerüstet, um deine Vereinsbuchhaltung strukturiert und transparent zu führen.